Proformafaktura till Norge – så skriver du en själv

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är tullens underlag – inte en räkning. Ingen ska betala den. Den visar vem som skickar godset, vem som tar emot det, vad det är och vad det är värt, så att exportdeklarationen i Sverige och förtullningen i Norge kan göras korrekt.

Det är alltid avsändaren som skriver proformafakturan – inte butiken där varan en gång köptes, och inte transportören. Det finns inga krav på hur dokumentet ska se ut; det viktiga är att alla uppgifter finns med.

Proforma eller handelsfaktura – vilken ska du använda?

Grundregeln: säljer du varan till mottagaren är handelsfakturan (den riktiga fakturan med pris och betalningsvillkor) tullens förstahandsunderlag. Skickas godset utan att mottagaren betalar – gåvor, varuprover, garanti- och ersättningsvaror, returer, reparationer eller gods till ditt eget kontor – då används proformafaktura.

I praktiken är det enklare än så när du skickar med oss: för de flesta sändningar räcker en proforma med verkliga uppgifter som tullunderlag, och vi säger till om just din sändning behöver en handelsfaktura i stället. Det enda som aldrig är förhandlingsbart är värdet – det ska vara varans verkliga värde (det pris som faktiskt betalas), och skulle en senare slutfaktura visa ett annat belopp ska deklarationen rättas i efterhand.

Innehållet är i praktiken detsamma i båda dokumenten. Skillnaden är att proforman märks "Proforma Invoice" och slår fast att inget ska betalas via just det dokumentet. Checklistan nedan fungerar därför för båda.

Det här ska proformafakturan innehålla – rad för rad

Tullmyndigheterna på båda sidor gränsen vill se följande 13 uppgifter. Siffrorna hittar du igen i exemplet under listan:

Skickar du flera olika varor? Gör en rad per varuslag – med eget antal, egen vikt, eget ursprungsland och eget värde – och en totalrad längst ner. Flera exemplar av samma vara är en rad med antalet angivet.

• 1. Rubriken "Proforma Invoice" – så att dokumentet inte förväxlas med en betalningsfaktura
• 2. Ort, datum och ett eget referensnummer (t.ex. 2026-001) – referensnumret används i exportdeklarationen
• 3. Avsändare: namn, adress och telefonnummer
• 4. Mottagare: namn, adress och telefonnummer – kontrollera noga, fel mottagare är det vanligaste felet vid import till Norge
• 5. Varubeskrivning: detaljerad, per varuslag. Skriv "hopfällbar cykel, 20 tum" – inte "sportutrustning". Skickar du en gåva eller ett varuprov, skriv det här (t.ex. "Gåva – cykelhjälm")
• 6. Antal med enhet (t.ex. 1 st) och antal kolli
• 7. Vikt: bruttovikt i kg (gärna även nettovikt utan emballage)
• 8. Ursprungsland – landet där varan är tillverkad, inte varifrån den skickas
• 9. Värde per varuslag och totalvärde – varans verkliga värde, aldrig 0 kr (tullen godkänner inte nollvärde, inte ens för gåvor)
• 10. Valuta – en och samma i hela dokumentet, t.ex. SEK
• 11. Leveransvillkor (incoterm), t.ex. DAP Oslo
• 12. Texten "No charge. Value for customs purposes only."
• 13. Underskrift med namnförtydligande – inget tullkrav, men många transportörer vill ha den (se vanliga frågor)

Skickar du som företag? Två uppgifter till

Företag som exporterar behöver ett EORI-nummer i exportdeklarationen – det är gratis och ansöks hos Tullverket, oftast med svar direkt. Skriv EORI-numret och ert organisationsnummer/VAT-nummer vid avsändaren på fakturan. Privatpersoner som skickar för privat bruk behöver normalt inget EORI-nummer.

Är mottagaren ett norskt företag: be om deras organisationsnummer och skriv det vid mottagaren. Då förtullas godset på rätt verksamhet direkt. Att även ange varukod (HS-nummer) per varuslag snabbar upp tullbehandlingen – vet du inte koden hjälper vi dig hitta rätt.

Leveransvillkoret (incoterm) – vad ska du skriva?

Rad 11 i checklistan är leveransvillkoret – en trebokstavskod som talar om var ansvaret skiftar mellan avsändare och mottagare, och framför allt vem som står för norska avgifter som moms och eventuell tull. För vägtransport räcker det nästan alltid att kunna dessa fyra:

• DAP (Delivered At Place) – avsändaren står för transporten hela vägen till mottagarens adress; mottagaren står för importavgifterna (norsk moms och ev. tull). Vanligast till Norge: skriv koden plus orten, t.ex. "DAP Oslo"
• DDP (Delivered Duty Paid) – avsändaren tar allt: transporten OCH de norska avgifterna. Bekvämast för mottagaren, dyrast för avsändaren
• EXW (Ex Works) – mottagaren ordnar och bekostar allt från avsändarens port, även exporten. Mest för företag som har egen logistik
• FCA (Free Carrier) – avsändaren lämnar godset exportklarerat till transportören; därefter är risk och kostnad mottagarens
• Osäker? Till Norge är DAP det vanliga upplägget: avsändaren betalar frakten, mottagaren tar de norska avgifterna. Alla elva villkor förklaras i vår incoterms-genomgång – länken hittar du här intill

Så gör du den – steg för steg

Enklaste vägen är mallen högst upp på sidan: ladda ner, fyll i fälten, skriv under – klart. Vill du hellre göra dokumentet själv går det lika bra:

• 1. Öppna ett tomt dokument i Word eller Google Docs.
• 2. Skriv rubriken "Proforma Invoice" överst.
• 3. Fyll i raderna från checklistan ovan – uppifrån och ner.
• 4. Skriv under (namnförtydligande räcker om du mejlar dokumentet).
• 5. Spara som PDF och mejla till din speditör. Klart.

Färdig mall att kopiera

Vill du varken ladda ner eller bygga själv? Kopiera raderna nedan rakt in i ditt dokument och ersätt strecken med dina uppgifter:

• PROFORMA INVOICE
• Ort och datum: ____
• Referensnummer: ____
• Avsändare: namn, adress, telefon (företag: även org.nr och EORI)
• Mottagare: namn, adress, telefon (norskt företag: även org.nr)
• Vara: detaljerad beskrivning, gärna med artikelnummer
• Antal: ____ st, ____ kolli
• Vikt: ____ kg brutto
• Ursprungsland: ____
• Värde: ____ SEK (verkligt värde – aldrig 0 kr)
• Leveransvillkor: t.ex. DAP Oslo
• No charge. Value for customs purposes only.
• Underskrift: ____

Vanliga misstag som stoppar godset vid gränsen

Norska tullen pekar själv ut ofullständiga fakturor som en huvudorsak till förseningar. De klassiska felen:

• Värdet 0 kr – godkänns aldrig, ange verkligt värde även på gåvor och varuprover
• För vag varubeskrivning – "gift", "kläder" eller "reservdelar" räcker inte
• Fel mottagare – godset förtullas på den som står som mottagare, dubbelkolla
• Valuta saknas, eller olika valutor i samma dokument
• Osignerad ursprungsdeklaration – begär du tullfrihet gäller deklarationen bara med underskrift eller tillståndsnummer
• Ursprungsland förväxlat med avsändarland – det är tillverkningslandet som gäller

Vad händer när proforman är klar?

Mejla den till oss. Vi gör exportdeklarationen till Tullverket, sköter förtullningen in i Norge och kör godset hela vägen till dörren – du behöver inte göra något mer. Eventuell norsk moms och andra avgifter vid importen avgörs av norska tullen; att dokumentet heter proforma betyder inte att godset är avgiftsfritt, bara att ingen betalar för själva varan.